Mengulik Kegunaan Fitur Purchase Order

Istilah purchase order (PO) pasti sudah sering terdengar di telinga Anda. Apalagi di dunia bisnis, istilah tersebut juga sering disebut sebagai faktur pembelian. Purchase order sendiri merupakan dokumen yang dibuat oleh pembeli atau pelanggan untuk menunjukkan produk apa saja yang ingin dibeli dari supplier/penjual. Dokumen tersebut menunjukkan rincian barang yang akan dibeli, seperti jenis barang, jumlah, dan harga. Secara sederhana, purchase order merupakan kontrak yang dibuat oleh pembeli ketika membeli barang dari penjual. Hal inilah yang membuat purchase order mengikat. Penjual harus berkomitmen untuk menyerahkan barang dan harga yang sudah tercantum dan disepakati dalam dokumen purchase order yang telah dibuat.

Fungsi dan Manfaat Purchase Order

1. Menghindari Pesanan Ganda

Pembuatan dokumen purchase order berguna untuk menghindari pesanan ganda, karena dokumen tersebut dapat membantu melacak apa yang telah dipesan dan dari siapa pesanan tersebut berasal, sehingga dapat mencegah pembeli melakukan pemesana produk yang sama di waktu yang sama.

2. Melacak Pesanan Masuk

Dengan adanya purchase order, dokumen tersebut akan membantu mempermudah melacak pesanan yang masuk. Sistem pesanan pembelian yang terorganisir dengan baik dapat membantu menyederhanakan proses inventaris dan pengiriman.

3. Berfungsi Sebagai Dokumen Hukum

Pesanan pembelian berfungsi sebagai dokumen hukum dan membantu menghindari perselisihan di masa yang akan datang terkait transaksi antara penjual dan pembeli.

4. Memberikan Rasa Aman

Dokumen purchase order merupakan dokumen yang valid secara hukum yang telah disepakati oleh kedua belah pihak, yaitu antara penjual dan pembeli. Oleh sebab itu, Anda sebagai pembeli akan merasa aman karena Anda dapat terhindar dari penipuan, kenaikan harga secara tiba-tiba ataupun kekosongan stok produk yang mendadak.

Lalu, apakah purchase order ini hanya bermanfaat untuk pembeli saja? Jawabannya adalah tidak. Purchase order memainkan peran utama dalam proses manajemen persediaan. Ketika penjual atau supplier menerima PO, mereka akan mengambil barang-barang yang tercantum dalam PO dari inventaris mereka. PO akan membantu penjual menyimpan catatan inventaris yang ada dan mengidentifikasi setiap perbedaan antara nilai yang ditampilkan dalam catatan dan stok aktual. Selain itu, penjual membutuhkan dokumen purchase order ini untuk mengisi pesanan dengan benar.

Informasi yang Harus Tertera dalam Purchase Order (PO)

1. Identitas Pembeli

Identitas pembeli berisikan nama perusahaan dan/atau nama orang/staf yang membuat dokumen purchase order tersebut.

2. Alamat Pembeli

Penulisan alamat yang jelas sangat penting karena dampaknya akan sangat buruk jika terjadi kesalahan pengiriman karena alamat pengiriman yang Anda inputkan salah. Harus diperhatikan juga jika dalam satu purchase order terdapat banyak lokasi pengiriman, misalnya ada pesanan 1000 buah barang, tetapi pengiriman dilakukan ke 3 lokasi yang berbeda, hal ini harus dicantumkan dengan jelas berapa jumlah barang yang dipesan untuk setiap lokasinya.

3. Tanggal Pesanan Pembelian

Tanggal PO menjadi penting karena menunjukkan kapan dokumen PO tersebut dibuat, hal ini untuk memberitahu penjual saat order pembelian produk sudah dibuat.

4. Tanggal Barang Tiba Jadwal

PO adalah kontrak, penting untuk mencantumkan tanggal barang diharapkan tiba di tangan pembeli. Dengan begitu, penjual dapat memberikan layanan yang sesuai dan tepat waktu. Karena jika barang tidak dapat dipenuhi pada tanggal kedatangan yang telah diatur, maka dapat mengakibatkan kerugian yang besar bagi pembeli.

5. Syarat Pembayaran

Masa tenggang sangat penting dalam suatu purchase order, misalnya pembayaran jatuh tempo 30 hari setelah barang diterima. Mengapa informasi ini penting? Karena semakin lama jangka waktu terutang atau masa tenggang barang diterima, maka akan semakin menguntungkan bagi pembeli. Masa tenggang ini menjadi salah satu faktor penentu bagi penjual untuk menentukan harga barang. Misalnya, jika pembeli ingin membayar tunai pada saat barang diterima, umumnya mereka akan mendapatkan harga yang lebih rendah daripada pembayaran yang jatuh tempo 30 hari setelah barang diterima.

6. Informasi Detail Barang yang Dipesan

Detail informasi barang yang dipesan harus mencakup nama produk, jumlah produk, kode produk, deskripsi produk, dan harga produk. Kode barang sangat penting, apalagi jika barang Anda memiliki banyak jenis bahkan ukuran yang beragam. dan jika barang anda sulit dibedakan dengan kasat mata. Penggunaan kode barang dalam purchase order adalah wajib.

Dokumen purchase order dapat berbentuk dokumen digital ataupun hard copy. Berikut ini merupakan contoh simple purchase order yang dibuat menggunakan fitur Purchase Order pada backoffice Provey POS.

Anda dapat mengunduh dan mencetak dokumen tersebut secara langsung tanpa harus membuat secara manual. Mudah bukan? Tunggu apa lagi, sekarang saatnya Anda mencoba Provey POS gratis selama 14 hari dan nikmati berbagai macam fitur yang dapat memudahkan bisnis Anda!